Ứng dụng - KiotViet

Giải pháp giúp gia tăng sức mạnh quản trị cho người bán lẻ khi tham gia thị trường Thương Mại Điện Tử, giúp Nhà bán hàng có thể kết nối giữ liệu bán hàng giữa hệ thống Haravan và KiotViet

Haravan kết nối KiotViet giúp các nhà bán lẻ tại cửa hàng nay có thể tham gia thị trường Thương mại điện tử bằng cách tự động hoá quá trình Bán hàng online theo phương thức COD từ Sản phẩm - Đơn hàng - Tồn kho.


Ứng dụng KiotViet là gì ?

  1. KiotViet là phần mềm thế nào?
    • Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ khiến các chủ cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam yêu thích bởi sự đơn giản, dễ sử dụng và mức chi phí vô cùng hợp lý. Chúng tôi khao khát mang công nghệ phục vụ các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam, giúp các bạn giải quyết khó khăn trong quá trình quản lý bán hàng một cách đơn giản, dễ dàng nhất mà không tốn quá nhiều chi phí.
  2. KiotViet cần cho những ai?
    • Chúng tôi hi vọng, KiotViet sẽ trở thành công cụ phổ biến nhất, hỗ trợ hoạt động kinh doanh dễ dàng và hiệu quả cho các nhà bán lẻ.

Ứng dụng KiotViet hoạt động như thế nào ?

  1. Đồng bộ sản phẩm:
    • Sản phẩm được đồng bộ chỉ theo một chiều duy nhất là từ KiotViet đồng bộ sang Haravan.
    • Tất cả sản phẩm ở KiotViet sẽ tự động cập nhật sang Haravan chỉ với với một key duy nhất là thông tin Barcode sản phẩm tại hệ thống Haravan. Khi đồng bộ ứng dụng sẽ dựa vào SKU sản phẩm tại KiotViet so sánh với Barcode sản phẩm tại Haravan, nếu SKU = Barcode thì 2 sản phẩm này sẽ được kết nối đồng bộ và cập nhật từ KiotViet sang Haravan.
    • Do đó, một điều bắt buộc khi tiến hành đồng bộ là các sản phẩm tại Haravan phải có barcode.
    • Người dùng có thể đồng bộ sản phẩm khi đã có sản phẩm ở cả hai hệ thống Haravan và KiotViet hoặc chỉ ở 1 hệ thống.
  2. Quản trị đơn hàng
    • Khi khách mua hàng đặt hàng tại Website Haravan, đơn hàng sẽ nhanh chóng được đồng bộ về KiotViet. Các đơn hàng chỉ đồng bộ duy nhất một chiều từ Haravan sang KiotViet mà không có chiều ngược lại.
    • Ứng dụng hiện đang hỗ trợ phương thức COD (phương thức hiện đang được người mua hàng tại Việt Nam lựa chọn với tỷ lệ 95% các đơn hàng online)
    • Ngoài ra hệ thống còn đồng bộ những đơn hàng ở những kênh bán hàng khác nếu Nhà bán hàng có kết nối với shop Haravan (Market Place, Facebook, HaraRetail ...)
  3. Đồng bộ tồn kho
    • Khi có thay đổi về số lượng tồn kho tại KiotViet ứng dụng sẽ tự động cập nhật về Haravan dựa trên cơ chế cập nhật đã thiết lập trước đó,
    • Nhà bán hàng đang sử dụng dịch vụ Haravan cơ bản (Bán hàng chuyên nghiệp, gói bán bán cơ bản...) thì ứng dụng hiện đang đồng bộ theo 1 trong 2 phương thức:
      • Một chi nhánh tại KiotViet với một chi nhánh mặc định tại Haravan
      • Nhiều chi nhánh tại KiotViet với một chi nhánh mặc định tại Haravan.
    • Nhà bán hàng sử dụng dịch vụ Haravan là gói Omnichanel thì hiện đang đồng bộ theo 1 trong 2 phương thức:
      • Một chi nhánh tại KiotViet với một chi nhánh mặc định tại Haravan.
      • Từng chi nhánh tại KiotViet với từng chi nhánh tương ứng tại Haravan.

    Những giá trị ứng dụng KiotViet mang lại cho Nhà bán hàng

    1. Không phải lặp lại thao tác tạo đơn hàng, vận đơn cho những đơn hàng online
      • Thay vì phải tạo lại những đơn hàng từ các kênh bán hàng online vào hệ thống KiotViet, nay ứng dụng đã làm thay việc đó, giúp cải thiện hiệu suất làm việc cho nhân viên xử lý đơn hàng online,
      • Ngoài ra thì với sự hỗ trợ fulfillment (hỗ trợ xử lý thanh toán và vận chuyển) của Haravan thì các đơn hàng nay đã tự động kết nối với các nhà vận chuyển một cách nhanh chóng, khi đó nhân viên xử lý cũng không cần phải tốn thêm công đoạn tạo vận đơn ở hệ thống nhà vận chuyển như trước đây.
    2. Cập nhật thông tin sản phẩm ở một nơi duy nhất.
      • Việc cập nhật sản phẩm ở nhiều kênh bán hàng đã có khi là cơn ác mộng cho Nhà bán hàng, thì nay mọi thứ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi sản phẩm được cập nhật tại KiotViet sẽ nhanh chóng được đồng bộ những thông tin sang Haravan và với thế mạnh trong việc nội dung hoá thông tin sản phẩm cho người dùng online thì việc đẩy thông tin sang các kênh bán hàng online còn lại là việc của Haravan chứ không phải là của Nhà bán hàng nữa.
      • Ngoài ra việc đồng bộ giá và các chương trình khuyến mãi sẽ tập trung hơn từ những tiện ích mà Haravan đang cung cấp giúp các Nhà bán lẻ không phải lo lắng cho sự không nhất quán thông tin ấy nữa.

      Luồng vận hành khi đồng bộ sản phẩm

      Khi đồng bộ sản phẩm từ Haravan lên KiotViet, tiêu chí bắt buộc để điều này xảy ra là sản phẩm bên Haravan phải có barcode. Barcode bên Haravan sẽ là mã sản phẩm (SKU) trên KiotViet  (Barcode (HARAVAN) = SKU (KOV))

      Việc đồng bộ này sẽ tạo mới hoặc cập nhật các sản phẩm. Việc thực hiện chỉ có duy nhất một chiều: KOV -> HRV.

      Đối với trường hợp tạo mới sản phẩm: 

      Haravan sẽ tạo mới sản phẩm căn cứ vào barcode (HRV) và SKU (KOV). Khi tạo mới sản phẩm, các trường thông tin bao gồm:

      • Hình ảnh
      • Tên sản phẩm
      • Loại sản phẩm
      • Ẩn/Hiện sản phẩm
      • Thuộc tính (Variants)
      • Giá trị Variants

      Khi KiotViet tại sản phẩm mới, sản phẩm này cũng tự động đồng bộ lên Haravan.

      • Nếu sản phẩm được tạo mới là biến thể của một sản phẩm trên KiotViet, hệ thống Haravan tạo phiên bản.
      • Nếu sản phẩm sản phẩm đó là sản phẩm độc lập (không có biến thể), hệ thống Haravan tạo sản phẩm mới.
      • Nếu sản phẩm bên KiotViet ngừng bán, sản phẩm sẽ không được đồng bộ về Haravan.

      Lưu ý:

      Nội dung mô tả sản phẩm trên KiotViet sẽ không được đồng bộ và tạo mới trên Haravan.

      Đối với trường hợp cập nhật sản phẩm: 

      Các trường thông tin được cập nhật:

      • Giá bán
      • Tồn kho  (Được tính bằng Giá trị Tồn kho chi nhánh dùng để nhận đơn hàng HRV + [Tổng tồn kho của các kho khác - Tổng đặt của những kho đó])
      • Khối lượng (HRV) <-> khối lượng (KOV) (đơn vị Gram)
      • SKU (HRV)và Barcode (HRV), nếu KOV chỉnh sửa Mã sản phẩm
      • Tên sản phẩm, nếu checked tại phần cấu hình cập nhật
      • Ẩn/ Hiển thị sản phẩm, nếu checked tại phần cấu hình cập nhật

      Sản phẩm ngừng bán và cho phép bán hàng 

      Đối với sản phẩm có biến thể, việc đồng bộ sản phẩm còn phụ thuộc vào tình trạng sản phẩm ngừng bán hoặc cho phép bán hàng.

      1. Sản phẩm ngừng hoặc không bán trực tiếp - biến thể không ngừng và được bán trực tiếp:
        • Sản phẩm và biến thể được đồng bộ.
        • Biến thể nào ngừng hoặc không bán trực tiếp sẽ có số lượng tồn kho bằng 0 (trên Haravan). 
        • Biến thể không ngừng và được bán trực tiếp vẫn được đồng bộ 
      2. Sản phẩm không ngừng hoặc được bán trực tiếp - biến thể ngừng hoặc không bán trực tiếp
        • Sản phẩm được đồng bộ
        • Biến thể không được đồng bộ
      3. Sản phẩm ngừng kinh doanh hoặc không được bán trực tiếp, biến thể ngừng hoặc không được bán trực tiếp
        => Sản phẩm này không được đồng bộ sang Haravan.

      Có thể khái quát qua bảng sau:

      · Sản phẩm không được đồng bộ· Biến thể không được đồng bộ

       

       

       

       

      Sản phẩm

      Ngừng hoặc không bán

      Không ngừng hoặc bán

      Biến thể

      Ngừng hoặc không bán

      · Sản phẩm được đồng bộ

      · Biến thể được đồng bộ

       

      · Sản phẩm được đồng bộ

      · Biến thể không được đồng bộ

       

      Không ngừng hoặc bán

      · Sản phẩm và biến thể được đồng bộ.

      · Biến thể nào ngừng hoặc không bán trực tiếp sẽ có số lượng tồn kho bằng 0 (trên Haravan).

      · Biến thể không ngừng và được bán trực tiếp vẫn được đồng bộ 

       

      · Sản phẩm không được đồng bộ

      · Biến thể không được đồng bộ



      Luồng vận hành đơn hàng giữa hai hệ thống

      1. Luồng vận hành đơn hàng (đối với loại đơn hàng online từ web với phương thức COD).
        • Khi có một đơn hàng (Order) mới từ Haravan (kênh bán hàng là web - loại COD), thì quá trình đồng bộ giữa hai hệ thống sẽ như sau:
          • Order (HRV) sẽ được đẩy sang KOV là  --> Phiếu đặt hàng (KOV)
          • Order chuyển cho nhà vận chuyển lúc này trạng thái vận chuyển là "Đang giao hàng" --> Phiếu đặt hàng chuyển trạng thái "Hoàn thành", đồng thời sẽ tạo thêm Hoá đơn với trạng thái "Chưa giao hàng" tại KOV
          • Order chuyển trạng thái vận chuyển "Đã giao hàng" và trạng thái thanh toán "Đã nhận tiền" --> Hoá đơn sẽ chuyển sang trạng thái "Hoàn thành"
        • Việc đơn hàng được hoàn tất từ thanh toán đến kết nối trực tiếp với các đơn vị cung cấp dịch bên thứ ba, thì mọi thao tác thay đổi trạng thái đơn hàng sẽ phải thực hiện trên hệ thống Haravan, tương ứng với những trạng thái thay đổi thì tình trạng tồn kho sẽ tương ứng được cập nhật, việc này sẽ giúp cho tình trạng tồn kho giữa hai hệ thống được liền mạch. (Không xử lý đơn hàng trên hệ thống KOV).
        • Nhà bán hàng cấu hình chi nhánh bán hàng của KiotViet nhận đơn hàng Online thì đơn hàng sẽ sẽ được đẩy sang chi nhánh đó.


      Luồng đồng bộ và quản lý tồn kho sản phẩm giữa 2 hệ thống

      • Với ứng dụng kết nối giữa hai hệ thống KiotViet và Haravan thì những nghiệp vụ trên người dùng có thể chủ động và thực hiện trên hệ thống KiotViet. Số liệu thay đổi tồn kho ngay lập tức sẽ được cập nhật về hệ thống Haravan khi nghiệp vụ được xử lý.
      • Ứng dụng sẽ cập nhật số lượng tồn kho tương ứng với những chi nhánh của 2 hệ thống đã kết nối trước đó.

        Hướng dẫn cài đặt ứng dụng vào Haravan

        1. Một số bước cần chuẩn bị và thực hiện trước khi tiến hành kết nối

        • Đảm bảo số liệu tồn kho tại các chi nhánh trên hệ thống KiotViet sẵn sàng cho việc tích hợp. Nếu Nhà bán hàng đang có nhiều chi nhánh, hãy đảm bảo rằng số liệu tồn kho trên của những chi nhánh đó trên hệ thống Kiotviet chuẩn khi đồng bộ sang hệ thống Haravan.
        • Nhà bán hàng Phải đảm bảo tất cả sản phẩm tại Haravan phải có thông tin Barcode. Vì đây là thông tin rất quan trọng cho việc đồng bộ sản phẩm giữa hai hệ thống ở bước đầu tích hợp, cũng như là căn cứ để đồng bộ tồn kho về sau.
        • Để việc đồng bộ sản phẩm lần đầu tiên giữa hai hệ thống được diễn ra tốt đẹp, chúng tôi khuyến khích các Nhà bán hàng thực hiện những thao tác sau:
          • Xuất danh mục sản phẩm ở hai hệ thống ra Excel
          • Tiến hành kiểm tra thông tin Barcode của sản phẩm tại Haravan đã đầy đủ chưa?
          • Tiến hành kiểm tra số lượng sản phẩm hiện đã tương ứng giữa hai bên hay chưa? Kèm theo Mã sản phẩm (KOV) với Barcode (HRV) đã chuẩn và “matching” chưa?
          • Nếu số lượng sản phẩm hay hệ thống chưa đầy đủ thì vui lòng:
            • Cập nhật đầy đủ cho hệ thống KiotViet và hệ thống Haravan
            • Cập nhật đầy đủ tương đương cho hai hệ thống (ứng dụng sẽ chỉ matching sản phẩm ở hai hệ thống thôi)
          • Xuất danh mục sản phẩm mà Nhà bán hàng đang có ở 1 trong 2 hệ thống sau đó nhập danh sách đó vào hệ thống còn lại
          • Chỉnh sửa thông tin sản phẩm tại hệ thống vừa nhập cho phù hợp với hệ thống của cả 2 bên.
          • Ứng dụng sẽ matching các sản phẩm tương ứng của 2 bên hệ thống.
          • Dành cho khách hàng sử dụng song song 2 hệ thống
          • Dành cho khách hàng chỉ sử dụng dịch vụ KiotViet hoặc chỉ Haravan

        Lưu ý: Ứng dụng chỉ hỗ trợ các sản phẩm danh mục hàng hoá bên Kiotviet, không hỗ trợ các sản phẩm:

        • Sản phẩm dịch vụ
        • Sản phẩm combo
        • Sản phẩm có đơn vị tính quy đổi ( thùng, hộp, cái…)

        2. Bắt đầu tiến trình tích hợp

        Bước 1: Vào trang ứng dụng của Haravan theo link sau và tham khảo tổng quan về giải pháp: https://apps.haravan.com/products/ki-ot-viet

        Bước 2: Tiến hành chọn nút "Cài đặt ứng dụng" như hình bên dưới để cài đặt về shop.

        Bước 3: Nhập tên website tương ứng trên hệ thống Haravan

        Bước 4: Chọn "Cài đặt"

        Lúc này hệ thống sẽ tự điều hướng về trang quản lý ứng dụng trong trang quản trị website của Haravan. (Nếu chưa đăng nhập, hệ thống sẽ yêu cầu đăng nhập trước khi điều hướng)

        Bước 5: Đăng nhập tài khoản quản trị trên hệ thống KiotViet.

        1. Sau khi cài đặt thành công thì cửa sổ đăng nhập vào hệ thống KiotViet xuất hiện.
        2. Nhà bán hàng vào trang web KiotViet, Nhà bán hàng vào mục Thiết lập cửa hàng, lấy các thông tin về Tên cửa hàng, Client ID, Mã bảo mật để tra cứu.
        3. Nhập thông tin đã có vào cửa sổ đăng nhập để đi tiếp tiến trình cài đặt kết nối.
        4. Sau khi đăng nhập thành công, giao diện ứng dụng hiện ra. Nhà bán hàng vào đây để bắt đầu cài đặt và kết nối giữa hai hệ thống.


          Hướng dẫn cài đồng bộ và sử dụng ứng dụng

          Sau khi cài đặt thành công ứng dụng sẽ xuất hiện 2 màn hình:

          • Thông tin kết nối
          • Cấu hình

          Thông tin kết nối 

          Ở đây sẽ có 2 trường hợp kết nối cho 2 đối tượng Nhà bán hàng khác nhau.

          1. Nhà bán hàng sử dụng dịch vụ Haravan các gói

          • Bán hàng chuyên nghiệp
          • Bán hàng cơ bản
          • Combo website + Harapage
          • Bán hàng trên Facebook

          Nhà bán hàng đang sử dụng những dịch vụ này, hiện tại chỉ có duy nhất một chi nhánh quản lý sản phẩm trên hệ thống Haravan. Vì vậy khi kết nối sẽ có 2 sự lựa chọn kết nối:

          • Một chi nhánh KiotViet kết nối với chi nhánh mặc định tại Haravan.
            • Do kết nối 1-1 nên chi nhánh tại KiotViet được chọn để kết nối đồng thời sẽ là chi nhánh nhận đơn hàng từ Haravan.
          • Nhiều chi nhánh KiotViet kết nối với một chi nhánh mặc định tại Haravan.
            • Do có nhiều chi nhánh KiotViet kết nối nên Nhà bán hàng cần chọn 1 trong các chi nhánh KiotViet này nhận đơn hàng từ Haravan. 

          2. Nhà bán hàng sử dụng dịch vụ Haravan gói Omnichanel

          Những Nhà bán hàng thuộc trường hợp này sẽ có nhiều chi nhánh cùng quản lý tồn kho trên hệ thống Haravan, và chi nhánh mặc định Haravan sẽ là chi nhánh nhận đơn hàng Online. Vì vậy khi kết nối sẽ có  2 sự lựa chọn kết nối:

          • Một chi nhánh KiotViet kết nối với chi nhánh mặc định tại Haravan.
            • Do kết nối 1-1 nên chi nhánh tại KiotViet được chọn để kết nối đồng thời sẽ là chi nhánh nhận đơn hàng từ Haravan.
          • Từng chi nhánh KiotViet kết nối với từng chi nhánh tại Haravan.
            • Tuy từng chi nhánh KiotViet kết nối  với từng chi nhánh tại Haravan nhưng chỉ có chi nhánh mặc định Haravan nhận đơn hàng Online. Nên ở đây Nhà bán hàng vẫn phải chọn 1 chi nhánh nhận đơn hàng Online.
            • Trường hợp nếu Nhà bán hàng có sử dụng Ứng dụng HaraRetail hỗ trợ bán hàng tại cửa hàng của Haravan thì những đơn hàng Offline này thuộc chi nhánh nào sẽ được đẩy về chi nhánh kết nối tương ứng bên KiotViet

          Do KiotViet có nhiều chi nhánh và có hệ thống bán hàng tại cửa hàng, nên để đảm bảo dữ liệu tồn kho cho việc  bán hàng Online luôn đúng, Haravan khuyến khích khách hàng sử dụng riêng một chi nhánh tại KiotViet cho việc kết nối bán hàng trên Haravan.

          Như đã nêu ở bước chuẩn bị kết nối, ứng dụng áp dụng tối ưu việc kết nối cập nhật dữ liệu sản phẩm giữa 2 hệ thống. Vì vậy để sản phẩm 2 bên được kết nối tốt nhất  các Nhà bán hàng nên tổ chức sản phẩm ở 2 bên hệ thống một cách thống nhất. Nếu chưa có sản phẩm ở 1 trong 2 hệ thống vui lòng xuất sản phẩm và nhập danh sách đó sau khi chỉnh sửa phù hợp vào hệ thống còn lại trước khi tiến hành đồng bộ.

          - Khi đồng bộ kết nối, hệ thống sẽ đồng bộ và cập nhật tồn kho sản phẩm.

          - Nếu sản phẩm bên KiotViet là một nhóm sản phẩm cùng loại --> Haravan sẽ là 1 sản phẩm với nhiều phiên bản. (Mỗi phiên bản sẽ là 1 sản phẩm con cùng loại tại KiotViet)

          Cấu hình

          Tại màn hình cấu hình sẽ hiển thị danh sách các trường thông tin được cập nhật nếu được nhấp chọn. Để quản trị sản phẩm bán hàng Online trên hệ thống Haravan được tốt nhất hiện tại chỉ có 2 trường được mở cho khách hàng chọn lựa đồng bộ kết nối hay không

          • Cập nhật tên sản phẩm
            • Do tên sản phẩm khi hiển thị lên Website cần có một cấu trúc đặt biệt, và được dùng để SEO, quảng cáo sản phẩm nên việc cập nhật tên sản phẩm bên KiotViet sẽ gây ảnh hướng, vì vậy phần này Haravan mặc định không cho cập nhật.
            • Nhà bán hàng có thể chỉnh sửa
          • Cập nhật hiển thị sản phẩm
            • Việc cập nhật ẩn/ hiển thị sản phẩm tại Haravan là xử lý cho các tác nghiệp
              • Ngừng kinh doanh
              • Không được bán hàng trực tiếp
              • Xoá sản phẩm
            • Vì nghiệp vụ bán hàng 2 hệ thống khác nhau, nên Haravan hướng các Nhà bán hàng nên thao tác xử lý dữ liệu sản phẩm tại 2 hệ thống cho các tác nghiệp này, đảm bảo dữ liệu được đảm bảo.
            • Nếu tíc chọn "Cập nhật hiển thị sản phẩm" thì khi Nhà bán àhng thực hiện các thao tác trên hệ thống Haravan sẽ cập nhật như sau
              • Ngừng kinh doanh hoặc Không được bán trực tiếp:
                • 1 nhóm sản phẩm cùng loại hoặc 1 sản phẩm riêng biệt trên KiotViet --> Haravan sẽ ẩn sản phẩm tương ứng.
                • 1 sản phẩm trong nhóm sản phẩm cùng loại trên KiotViet --> Haravan sẽ đẩy số lượng tồn kho của Phiên bản trong sản phẩm tương ứng.
              • Xoá 
                • 1 nhóm sản phẩm cùng loại hoặc 1 sản phẩm riêng biệt trên KiotViet --> Haravan sẽ ẩn sản phẩm tương ứng.
                • 1 sản phẩm trong nhóm sản phẩm cùng loại trên KiotViet --> Haravan sẽ xoá Phiên bản trong sản phẩm tương ứng.

          Vì vậy các Nhà bán hàng cần cân nhắc trước khi thực hiện việc cấu hình này!

            TIN DÙNG BỞI HƠN 15.000 DOANH NGHIỆP VÀ CÁC THƯƠNG HIỆU HÀNG ĐẦU

            Haravan - Công ty công nghệ cung cấp giải pháp kinh doanh thương mại điện tử, duy nhất tại Việt Nam được Google lựa chọn vào chương trình bệ phóng tiềm năng với hỗ trợ và đào tạo công nghệ để vươn ra thị trường quốc tế vững chắc.